Privacybeleid · Invite In

Wie we zijn

Invite In is een app en website om uitnodigingen voor evenementen te versturen en gasten bij de deur in te checken. Invite In wordt gemaakt en beheerd door De Bruine Solutions, een eenmanszaak in Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97437921, btw-nummer NL005270681B48. In dit beleid bedoelen we met "we" en "ons" De Bruine Solutions.

Voor vragen over je gegevens mail je naar info@debruinesolutions.com.

Wie verantwoordelijk is voor welke gegevens

Invite In heeft twee soorten gebruikers.

Organisatoren hebben een account in de app. Ze maken evenementen aan, voegen gasten toe en versturen uitnodigingen. Co-hosts en helpers aan de deur zijn organisatoren die via een teamlink bij het evenement van iemand anders zijn gekomen.
Gasten hebben geen account of app nodig. Ze krijgen een persoonlijke uitnodiging van een organisator en openen die in een webbrowser.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in Invite In, ook voor de gastgegevens die organisatoren invullen: wij bepalen wat Invite In bewaart, hoe het de gegevens gebruikt en hoe lang het ze bewaart.

De organisator bepaalt wie er wordt uitgenodigd en welke gegevens erbij komen. Een particulier die vrienden en familie uitnodigt voor een privé-evenement doet dat als huishoudelijke activiteit, waarop de AVG niet van toepassing is. Een organisator die niet privé handelt, zoals een bedrijf of vereniging, is samen met ons verantwoordelijk voor het toevoegen en uitnodigen van gasten. In dat geval informeren wij de gasten met dit beleid, behandelen wij verzoeken om privacyrechten uit te oefenen en houden wij de gegevens veilig, en zorgt de organisator dat die de mensen die hij of zij toevoegt mag benaderen. Gasten kunnen bij ieder van ons terecht.

Wat we over organisatoren bewaren

E-mailadres, als je inlogt met een e-maillink, of het adres dat Apple of Google ons geeft als je via hen inlogt. Als je je e-mailadres verbergt bij Apple, krijgen we alleen het adres dat Apple voor je aanmaakt.
Naam, als je die invult of als Apple die doorgeeft bij je eerste keer inloggen. Een naam is niet verplicht.
Inlog-ID's van Apple of Google, als je via hen inlogt.
Instellingen: je taal en of je meldingen wilt over antwoorden en aankomsten.
Inloglinks: als je er een aanvraagt, bewaren we je e-mailadres, een hash van de code in de link, de taal en wanneer de link verloopt. De code zelf staat alleen in de e-mail.
Sessies: één toegangstoken per telefoon waarop je bent ingelogd, met het soort telefoon (iPhone of Android) en wanneer het voor het laatst is gebruikt.
Pushtokens: het meldingstoken van elke telefoon die meldingen toestaat, en of het iOS of Android is.
Je berichtensaldo: hoeveel berichten voor updates per WhatsApp en sms je hebt, met een regel voor elke bundel die je kocht (het transactienummer van de winkel), elk gebruikt bericht en berichten die wij je gaven; die regels kunnen achteraf niet worden gewijzigd.
Aankopen: voor elke grootte die je voor een evenement kocht het transactienummer van de store en het product, en als wij je Pro gaven, tot wanneer. Kaart- of bankgegevens krijgen we nooit.
Je evenementen: titel, datum, tijd en tijdzone, naam en adres van de locatie, beschrijving, taal, omslagfoto, je eigen ontwerp als je dat uploadt (als je een ontwerpbestand importeert: het SVG- of PDF-bestand zelf en de afbeeldingen eruit, gelezen op onze server en bewaard bij het evenement), de instellingen van het evenement, en de berichten die je aan gasten stuurt (de tekst, de groep waar het naartoe ging en wanneer).
Je gastenboek: iedereen die je als gast of als binnenloper hebt toegevoegd, met de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de labels die je invulde, zodat je ze opnieuw kunt uitnodigen.
Activiteit bij de deur: elke scan en check-in bij je evenementen, welk teamlid die deed, en binnenlopers die bij de deur zijn toegevoegd.

Wat we over gasten bewaren

Gastgegevens komen van de organisator die je uitnodigde, behalve wat je zelf aan ons stuurt. Elke uitnodigingspagina en elke e-mail die we naar gasten sturen, linkt naar dit beleid.

Wat de organisator invult

Je naam. Als de organisator iedereen in een gezelschap een eigen QR-code geeft, de naam van elke persoon.
Je e-mailadres en telefoonnummer, als de organisator die toevoegt. Allebei zijn ze niet verplicht. De organisator kan je kiezen uit de contacten op zijn of haar telefoon; de app vult dan de naam, één e-mailadres en één telefoonnummer van dat contact in, en er wordt niets opgeslagen tot de organisator bevestigt. De organisator kan gasten ook importeren uit een spreadsheetbestand (CSV): de app leest het bestand op zijn of haar telefoon en stuurt ons alleen de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de grootte van het gezelschap en de labels van elke gast, nooit het bestand zelf.
Labels die de organisator je geeft, zoals "familie", en de grootte van je gezelschap.
Een persoonlijk bericht aan jou, als het evenement die gebruikt.
De taal van je uitnodigingspagina en e-mails, als de organisator die voor je kiest.
Of je uitnodiging een link met antwoordformulier is of een afbeelding om bij de deur te laten zien.

Als een organisator in de app een gast toevoegt, worden de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de labels van die gast ook in het gastenboek van die organisator opgeslagen, zodat dezelfde persoon voor een later evenement kan worden uitgenodigd.

Wat er wordt vastgelegd als de uitnodiging wordt gebruikt

Een persoonlijke uitnodigingslink met een willekeurige code. Je QR-code bevat deze link.
Elke e-mail die we je over het evenement sturen (de uitnodiging, een bericht van de organisator, een herinnering de dag ervoor, een wijziging, een annulering, of een vrijgekomen plek van de wachtlijst, of het antwoord op je aanvraag om mee te doen): het soort e-mail, het adres waarnaar hij ging en wanneer.
Of die e-mail is afgeleverd of is teruggekomen, en de reden waarom hij terugkwam, zoals onze e-mailprovider die doorgeeft.
De eerste en de laatste keer dat je uitnodigingspagina is geopend.
Dat de organisator je uitnodiging zelf heeft gedeeld, bijvoorbeeld via WhatsApp, als die hem als verstuurd markeert.
Je antwoord (ik kom, misschien of ik kan niet), met hoeveel jullie komen, wanneer je antwoordde, of de organisator het antwoord voor je heeft ingevuld, en of je op de wachtlijst staat.
Als de organisator erom vraagt: je antwoorden op zijn of haar vragen en de namen van wie er met je meekomt. Alleen de organisator en de mede-organisatoren zien ze. Vul alleen in wat je wilt delen; vragen zijn niet verplicht, tenzij de organisator er een verplicht heeft gemaakt.
Wanneer je bent ingecheckt, voor hoeveel personen, en de naam van het teamlid dat je scande.
Als je je uitnodiging aan Apple Wallet toevoegt: de code die Wallet je telefoon geeft en het pushtoken ervan, zodat we de pas kunnen bijwerken. Als je hem aan Google Wallet toevoegt: dat je dat deed, zodat we hem daar kunnen bijwerken. Zie Wallet-passen.

Wat je zelf aan ons stuurt

Je antwoord op de uitnodigingspagina.
Een melding over een uitnodiging, met de reden die je kiest en de toelichting die je schrijft.

Binnenlopers

Kom je zonder uitnodiging en voegt de organisator je bij de deur toe, dan bewaren we je naam, met hoeveel personen je bent, en een telefoonnummer of e-mailadres als de organisator dat invult. Organisatoren kunnen een van die twee verplicht maken voor binnenlopers. Binnenlopers worden ook in het gastenboek van de organisator opgeslagen.

Mensen die via een aanmeldlink vragen om mee te doen

Een organisator kan een open aanmeldlink voor een evenement delen. Gebruik je die, dan vul je je naam, je e-mailadres en met hoeveel jullie komen in. Totdat de organisator antwoordt, bewaren we dit als aanvraag, die alleen de organisator en de co-hosts zien. We sturen je geen e-mail als je de aanvraag doet. De organisator krijgt een pushmelding met de naam die je invulde.

Keurt de organisator je goed, dan word je gast van het evenement zoals iedereen die de organisator toevoegt: je krijgt je persoonlijke uitnodiging met je QR-code per e-mail, en je naam en e-mailadres komen in het gastenboek van de organisator. De aanvraag zelf bewaart dan geen naam of e-mailadres meer.
Wijst de organisator je af, dan sturen we je één korte e-mail daarover en verwijderen we de naam die je invulde. Je e-mailadres bewaren we alleen voor dat evenement, zodat een nieuwe aanvraag de organisator niet opnieuw lastigvalt; we gebruiken het nergens anders voor.
Haalt de organisator de aanvraag weg, dan wordt die verwijderd en wordt er niets verstuurd.

Heb je niet gevraagd om mee te doen, dan kun je de e-mail negeren. Wil je dat je gegevens worden verwijderd, mail dan naar info@debruinesolutions.com.

Updates per WhatsApp en sms

Heb je Ja of Misschien geantwoord, dan kan je uitnodigingspagina aanbieden om je updates per WhatsApp te sturen. Dat is optioneel en staat uit tot je je aanmeldt. Dan vul je je mobiele nummer in (we vullen het nummer in dat de organisator heeft ingevoerd, als dat er is, en je kunt het aanpassen) en ga je akkoord met de tekst naast de knop, waarin Invite In wordt genoemd en staat wat je krijgt. We sturen geen bericht om dit te bevestigen.

Wat je krijgt: de herinnering de dag ervoor, een wijziging van tijd of plek, een annulering en berichten die de organisator aan de gasten stuurt (ook een bedankje). Elk bericht noemt de organisator en heeft een knop of link naar je persoonlijke uitnodigingspagina. De uitnodiging zelf en de herinnering "kom je?" sturen we nooit op deze manier.
Hoe: per WhatsApp van "Invite In". Staat je nummer niet op WhatsApp, dan per sms van "InviteIn", of van een nummer in landen waar een afzendernaam niet kan. Dit werkt alleen voor mobiele nummers in Nederland, België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk; gasten elders krijgen e-mail.
Wat we bewaren: je nummer (en het gebruikers-ID dat WhatsApp eraan geeft, zodat we een Stop aan je nummer kunnen koppelen), het evenement, wanneer je akkoord ging, de exacte tekst waarmee je akkoord ging en de versie ervan, of we WhatsApp of sms voor je gebruiken, en per bericht wanneer het is verstuurd, welk soort en via welk kanaal, en of WhatsApp het heeft afgeleverd. De tekst van een bericht bewaren we alleen tot WhatsApp bevestigt dat het is afgeleverd of de poging mislukt; daarna bevat het overzicht geen tekst. De organisator ziet op je tijdlijn dat je je hebt aangemeld, welke berichten zijn verstuurd en of ze zijn afgeleverd, maar nooit je nummer. De organisator betaalt elk bericht van een saldo dat hij of zij heeft gekocht; jij betaalt ons niets (voor sms gelden de gewone tarieven van je telefoonprovider).
Een code voor een ander nummer: vul je een ander nummer in dan het nummer dat de organisator heeft ingevoerd, dan sturen we eerst een code van 6 cijfers naar dat nummer, per WhatsApp of sms, om te controleren dat het van jou is. Tot je de code invult krijgt dat nummer verder niets van ons. We bewaren het nummer en een sleutelhash van de code (nooit de code zelf), het tijdstip en hoeveel pogingen er zijn gedaan, tot je de code invult of hoogstens een dag; de code werkt 10 minuten. We beperken per dag hoeveel codes naar één nummer, uitnodiging, evenement, organisator en internetadres kunnen, en tellen daarvoor verstuurde codes en pogingen. Deze codes zijn geen berichten en gebruiken geen saldo.
Hoe je stopt: zet het uit op je uitnodigingspagina (dat stopt het alleen voor dat evenement; de link in een sms opent die pagina), of stuur "Stop" terug op een WhatsApp-bericht van Invite In. "Stop" beëindigt alle berichten van Invite In aan je nummer, voor elk evenement, meteen, en we antwoorden één keer ter bevestiging. Met "Start" sta je ze weer toe. "Mijn gegevens verwijderen" op je uitnodigingspagina verwijdert je nummer en je aanmelding.
De stoplijst: zodat een "Stop" ook na het verwijderen van gegevens wordt nageleefd, bewaren we een eenrichtingscode (een sleutelhash) van het nummer en de datum, nooit het nummer zelf. Die blijft staan tot je ons per e-mail vraagt hem te verwijderen. Omdat het nummer in principe terug te vinden is door iemand die alle nummers probeert en onze sleutel heeft, behandelen we de lijst als persoonsgegevens.

Waarvoor we het gebruiken, en op welke grondslag

Accounts, evenementen en aankopen van organisatoren: Om de dienst te leveren waarvoor een organisator zich heeft aangemeld. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b AVG).
Uitnodigingen, berichten van de organisator, herinneringen, wijzigingen en annuleringen naar gasten sturen: Zodat de uitnodiging van de organisator de gast bereikt en de gast hoort wanneer het evenement verandert. Grondslag: het gerechtvaardigd belang van de organisator en van ons bij het bezorgen van de uitnodiging (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Gasten hebben geen overeenkomst met ons, dus dit berust niet op een overeenkomst.
Aanvragen om mee te doen via een aanmeldlink, en de e-mails daarover: Zodat iemand die om een plek vraagt antwoord krijgt van de organisator, en de organisator elke aanvraag kan goed- of afkeuren. Grondslag: gerechtvaardigde belangen van de organisator, van de aanvrager en van ons (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Van elke afwijzingsmail bewaren we een registratie, zonder de tekst, om te begrenzen hoeveel we er sturen en te zien of hij is gebounced.
Updates per WhatsApp en sms: Om de herinneringen, wijzigingen, annuleringen en berichten van de organisator te sturen waar je op je uitnodigingspagina om hebt gevraagd. Grondslag: jouw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG), die je altijd kunt intrekken door de updates uit te zetten of "Stop" terug te sturen; intrekken heeft geen gevolgen voor wat eerder is gebeurd. Ook wat het zakelijke beleid van WhatsApp van ons vraagt.
Antwoorden, wachtlijst en inchecken bij de deur: Zodat de organisator weet wie er komt en alleen uitgenodigde gasten binnenkomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Het gastenboek: Zodat een organisator dezelfde mensen opnieuw kan uitnodigen zonder hun gegevens twee keer in te typen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Aflever- en bouncestatus van e-mails, en geopende uitnodigingspagina's: Zodat de organisator kan zien of een uitnodiging is aangekomen en gasten kan nabellen die hem niet kregen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Wallet-passen: Zodat een gast die erom vraagt de eigen QR-code in Apple Wallet of Google Wallet kan bewaren, en de pas klopt als het evenement verandert. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Pushmeldingen aan organisatoren: Om organisatoren te laten weten wie antwoordt en wie aankomt, alleen op telefoons waar ze meldingen hebben toegestaan. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b AVG).
Meldingen en verwijderingen: Om op te treden tegen spam, misbruik, zich voordoen als iemand anders en illegale inhoud. Grondslag: onze wettelijke plichten als hostingdienst onder de Digitaledienstenverordening (artikel 6, lid 1, onder c AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
Beveiliging en foutlogboeken: Om de dienst draaiende te houden en fouten te vinden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG).

Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, kun je altijd bezwaar maken (zie Je rechten). We nemen geen geautomatiseerde besluiten over mensen en maken geen profielen voor advertenties.

Bezoeken aan de uitnodiging

E-mails die we naar gasten sturen bevatten geen volgplaatjes, dus we weten niet of je er een hebt geopend. Als je uitnodigingspagina wordt geopend, leggen we de eerste en de meest recente keer vast. Apps die een pagina ophalen om een linkvoorbeeld te tonen, zoals WhatsApp, iMessage, Slack en Telegram, tellen niet mee. Ook hier bewaren we alleen de tijdstippen.

De organisator en de co-hosts zien deze tijdstippen in je tijdlijn, samen met of je e-mail is afgeleverd, je antwoord en je check-in.

Cookies

De website plaatst twee cookies, die allebei nodig zijn om hem te laten werken:

invite-in-session houdt je bezoek bij elkaar tussen pagina's, bijvoorbeeld om een bevestiging te tonen nadat je hebt geantwoord. Deze cookie verloopt na twee uur.
XSRF-TOKEN beschermt het antwoord-, meld- en verwijderformulier tegen vervalste verzoeken. Deze cookie verloopt na twee uur.

Voor elk bezoek bewaart de server een sessie met je IP-adres en het soort browser tot de sessie verloopt. Er zijn geen analyse-, advertentie- of cookies van derden, en de pagina's laden geen scripts van andere websites. De app bevat geen analyse- of advertentiesoftware. De app en onze server sturen wel meldingen van crashes en fouten naar Sentry, zie hieronder.

Binnen Invite In

De organisator en co-hosts zien de gastenlijst, de gegevens en tijdlijn van elke gast, en de activiteit bij de deur. Ze kunnen de gastenlijst als spreadsheetbestand (CSV) op hun telefoon opslaan, met per gast de naam en de naam van het gezelschap, het e-mailadres, het telefoonnummer, de labels, het antwoord en het aantal plaatsen, de namen van wie er meekomt, de antwoorden op de vragen van de organisator, wanneer de uitnodiging voor het eerst is geopend, en hoeveel mensen er kwamen en wanneer. De telefoon maakt dat bestand van de gastenlijst; zodra ze het opslaan of delen, valt het buiten Invite In.
Helpers aan de deur zien de namen van gasten en of ze zijn ingecheckt als ze bij de deur scannen of zoeken. Hun telefoon bewaart de namen, plaatsen en antwoorden van de gasten van het evenement, zodat de deur ook zonder internet werkt. De gastenlijst zien ze niet.
Gasten zien de gegevens van het evenement en de naam van de organisator. E-mails aan gasten komen van de naam van de organisator "via Invite In", en antwoorden op die e-mails gaan naar het e-mailadres van de organisator, dus een gast die antwoordt ziet dat adres.
De organisator en co-hosts zien ook de namen en e-mailadressen van iedereen in het team van het evenement. Wie een teamlink opent, ziet de naam van degene die hem uitnodigde.
Wij behandelen meldingen. Ons moderatiescherm toont evenementen met het e-mailadres van de organisator en de meldingen die erover zijn gedaan.

Dienstverleners die gegevens voor ons verwerken

Elk van deze partijen werkt onder een verwerkersovereenkomst met ons en mag de gegevens alleen gebruiken om haar dienst te leveren.

Hetzner Online GmbH, Duitsland: Host onze server en database in Falkenstein, Duitsland. Alle gegevens op deze pagina staan daar, ook geüploade foto's.
Amazon Web Services (Amazon SES, Amazon S3 en AWS End User Messaging SMS), Frankfurt, Duitsland: Verstuurt onze e-mails: inloglinks en e-mails aan gasten. Krijgt het adres van de ontvanger en de inhoud van de e-mail, en laat ons weten of de e-mail is afgeleverd of is teruggekomen. Verstuurt ook de sms-berichten aan gasten die zich voor updates hebben aangemeld en wier nummer niet op WhatsApp staat, en krijgt daarvoor het nummer en de tekst. Bewaart ook onze nachtelijke back-ups, versleuteld met een wachtwoord dat alleen wij hebben.
Meta Platforms Ireland Limited (WhatsApp Business Platform): Levert WhatsApp-berichten af aan gasten die zich voor updates hebben aangemeld. Het ontvangt je nummer en het bericht: je voornaam, de naam van de organisator, de titel, datum en plek van het evenement, en bij een bericht van de organisator de tekst ervan. Het meldt ons of een bericht is afgeleverd of mislukt, geeft ons je WhatsApp-gebruikers-ID door, en geeft antwoorden zoals "Stop" aan ons door. Voor het gebruik van WhatsApp zelf gelden de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp.
Google (Firebase Cloud Messaging): Bezorgt pushmeldingen op de telefoons van organisatoren, op iPhones via de meldingendienst van Apple. Krijgt het pushtoken van de telefoon en de tekst van de melding, met de titel van het evenement en de naam van een gast, bijvoorbeeld "Noor komt".
RevenueCat: Houdt de groottes bij die je voor je evenementen koopt in de App Store en Google Play. Krijgt je Invite In-accountnummer en je aankoopgeschiedenis van de store. Je naam of e-mailadres sturen we niet mee.
Sentry (Functional Software, Inc.): Krijgt een melding als de app crasht of als de app of de server een fout tegenkomt, zodat we die kunnen oplossen. Een melding bevat wat er misging en waar in onze code, de versie van de app, het soort telefoon en de systeemversie, en het adres van de pagina of het verzoek dat mislukte. Namen, e-mailadressen of je account sturen we niet mee, en Sentry is zo ingesteld dat het geen IP-adressen bewaart.

Cloudflare levert de domeinnaamdienst (DNS) voor invitein.app. Je bezoeken lopen niet via Cloudflare, en Cloudflare krijgt geen persoonsgegevens van ons.

Apple en Google

Als je een grootte voor een evenement koopt, verkoopt Apple (via de App Store) of Google (via Google Play) het aan je en verwerkt de betaling, onder hun eigen voorwaarden en privacybeleid. Hetzelfde geldt als je inlogt met Apple of Google. Voor die gegevens zijn zij zelf verantwoordelijk.

Wallet-passen

Op je uitnodigingspagina en in de uitnodigingsmail kun je je uitnodiging aan Apple Wallet of Google Wallet toevoegen. De pas toont de titel, datum, tijd en locatie van het evenement, de omslagfoto, de naam van de organisator, je naam (of de naam op je QR-code), het aantal plaatsen en je QR-code.

Apple Wallet: je telefoon downloadt de pas bij ons. Zolang de pas in Wallet staat, meldt je telefoon zich bij ons aan voor updates en bewaren we de apparaatcode en het pushtoken die hij meestuurt. Als het evenement verandert of wordt geannuleerd, of je uitnodiging wordt vervangen of verwijderd, sturen we een melding via de pushdienst van Apple met alleen dat pushtoken en verder geen gegevens; je telefoon haalt daarna de nieuwe versie van de pas bij ons op.
Google Wallet: als je de pas toevoegt, sturen we de inhoud ervan naar Google, dat hem in je Google-account bewaart. Als het evenement verandert sturen we Google de nieuwe gegevens, en als je uitnodiging wordt vervangen of verwijderd, of het evenement wordt geannuleerd of verwijderd, markeren we de pas als niet meer geldig.

Apple en Google verwerken Wallet onder hun eigen voorwaarden en privacybeleid. Een pas die je hebt toegevoegd blijft in je Wallet tot je hem verwijdert.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Buiten de Europese Economische Ruimte

Onze server en het versturen van e-mail staan in Duitsland. Sommige dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten, dus gegevens die zij krijgen kunnen daar worden verwerkt:

Google LLC en Amazon Web Services zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het passende bescherming biedt. Dat geldt ook voor Sentry (Functional Software, Inc.), dat foutmeldingen in de Verenigde Staten bewaart.
Meta Platforms (WhatsApp) kan WhatsApp-berichten in de Verenigde Staten en andere landen verwerken. We vertrouwen op de waarborgen in de zakelijke verwerkingsvoorwaarden van WhatsApp.
Doorgifte aan RevenueCat valt onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de verwerkersovereenkomst.
Apple handelt aankopen in de App Store in de EU af via Apple Distribution International in Ierland, en is zelf verantwoordelijk voor zijn doorgiften.

Hoe lang we gegevens bewaren

Evenementen worden 6 maanden na afloop verwijderd, met hun gasten, tijdlijnen, antwoorden, activiteit bij de deur, foto's, ontwerpbestanden en meldingen. Een evenement zonder eindtijd geldt als afgelopen 12 uur na het begin. Daarvoor kan de organisator een gast of het hele evenement altijd verwijderen.
Aanvragen via een aanmeldlink worden met hun evenement verwijderd. Een afgewezen aanvraag bewaart alleen het e-mailadres, om te voorkomen dat hetzelfde adres opnieuw vraagt; een goedgekeurde of weggehaalde aanvraag bewaart geen naam of e-mailadres.
Aanmeldingen voor updates (nummer, WhatsApp-gebruikers-ID, toestemming en de tekst ervan) worden met hun evenement verwijderd, of meteen als je "Mijn gegevens verwijderen" gebruikt. Het overzicht van elk verstuurd bericht (soort, kanaal, tijdstip, afgeleverd of niet, zonder tekst) blijft 90 dagen na verzending bewaard en wordt daarna verwijderd. Wordt het evenement eerder verwijderd, dan blijft het overzicht tot die tijd bestaan zonder enige koppeling aan het evenement of de gast, zodat de organisator nog juist kan worden belast voor een bericht waar WhatsApp later over meldt. Verificatiecodes worden verwijderd zodra ze zijn ingevuld en in elk geval na een dag. De eenrichtingscodes op de stoplijst blijven staan tot je ons vraagt ze te verwijderen.
Gastenboeken blijven bewaard tot de organisator een vermelding of het account verwijdert.
Meldingen blijven bewaard tot het evenement waar ze over gaan is verwijderd.
Inloglinks werken niet meer na 15 minuten of nadat ze zijn gebruikt, en worden binnen een dag daarna verwijderd.
Pushtokens worden verwijderd als je uitlogt in de app, als Google meldt dat het token niet meer werkt, of als je je account verwijdert.
Wallet-aanmeldingen (de apparaatcode en het pushtoken van een telefoon met je pas in Apple Wallet) worden verwijderd als je de pas uit Wallet haalt of als Apple meldt dat het token niet meer werkt. Als de organisator je van het evenement verwijdert, of het evenement of het account van de organisator wordt verwijderd, markeren we je pas eerst als niet meer geldig. Zodat je telefoon dat kan laten zien, bewaren we een ongeldige versie van de pas, met alleen de titel, datum en locatie van het evenement en geen gegevens over jou, samen met de apparaatcodes van de telefoons die hem bewaren. Die wordt verwijderd zodra de pas op elke telefoon uit Wallet is gehaald, en uiterlijk na 30 dagen.
Deurkopieën: zodat de deur ook zonder internet werkt, bewaart een telefoon in deurmodus een tijdelijke kopie van de gasten van het evenement: van elke gast de naam en de naam van het gezelschap, plaatsen, antwoord, of de gast op de wachtlijst staat of een nieuwe QR-code heeft gekregen, en wanneer de gast voor het laatst is ingecheckt, met per uitnodiging een onomkeerbare code (een hash) van de QR-code in plaats van de code zelf. E-mailadressen, telefoonnummers en namen van teamleden staan er nooit in. De app verwijdert de kopie als je de deurmodus na het evenement sluit, en anders de eerste keer dat de app wordt geopend of teruggehaald, meer dan 6 uur na afloop van het evenement. De kopie wordt ook verwijderd als het evenement niet meer in je lijst met evenementen staat, en als je uitlogt.
Scans zonder internet blijven op de telefoon tot ze zijn verstuurd, ook het telefoonnummer of e-mailadres van een binnenloper als dat is ingevuld. Voordat je uitlogt, probeert de app ze te versturen; lukt dat niet voor alle scans, dan zegt de app hoeveel er over zijn en kies je of je uitlogt en ze verwijdert. Eindigt je sessie op een andere manier, dan blijven ze op de telefoon en worden ze verstuurd nadat je weer bent ingelogd.
Websitesessies verlopen na twee uur en worden daarna van de server gewist.
Logboeken: onze webserver houdt geen logboek van bezoeken bij. Foutlogboeken, waarin het IP-adres van een mislukt verzoek kan staan, worden 14 dagen bewaard. Foutmeldingen bij Sentry worden na hoogstens 90 dagen verwijderd.
Back-ups: elke nacht maken we een versleutelde back-up van de database en de geüploade afbeeldingen. Elke back-up wordt 14 dagen bewaard en daarna verwijderd, dus gegevens die je verwijdert, zijn binnen 14 dagen ook uit de back-ups verdwenen. We gebruiken een back-up alleen om de dienst na een storing te herstellen.

Je gegevens verwijderen als gast

Onderaan je uitnodigingspagina verwijdert "Mijn gegevens verwijderen" uit je uitnodiging:

je e-mailadres en telefoonnummer, ook uit het overzicht van elke e-mail die we je stuurden en uit je tijdlijn,
het persoonlijke bericht aan jou,
je telefoonnummer en WhatsApp-gebruikers-ID voor updates per WhatsApp en sms, en je aanmelding daarvoor,
de tijdstippen waarop je uitnodigingspagina is geopend,
je antwoorden op de vragen van de organisator en de namen van wie er met je meekomt.

Ook je e-mailadres en telefoonnummer in het gastenboek van de organisator worden voor deze uitnodiging verwijderd. Je naam, je antwoord en het feit dat er e-mails zijn verstuurd blijven staan, zodat de uitnodiging bij de deur blijft werken. Zonder e-mailadres krijg je geen e-mails meer van Invite In over dit evenement.

Andere evenementen waarvoor dezelfde organisator je apart heeft toegevoegd blijven ongewijzigd. Wil je ook daar je gegevens laten verwijderen, of je uitnodiging helemaal laten verwijderen, mail dan naar info@debruinesolutions.com of vraag het de organisator. Dat geldt ook voor een aanvraag om mee te doen die je via een aanmeldlink deed.

Een organisatorsaccount verwijderen

Je verwijdert je account in de app onder Account, Verwijder account. Daarmee worden verwijderd: je account, je evenementen met hun gasten, tijdlijnen, antwoorden en activiteit bij de deur, de omslagfoto's en ontwerpen die je ervoor hebt geüpload, je gastenboek, je teamlinks en lidmaatschappen, en je pushtokens en sessies. De uitnodigingslinks van je gasten werken dan niet meer.

Zonder de app kun je ons vragen je account te verwijderen door te mailen naar info@debruinesolutions.com vanaf het adres van je account. We verwijderen het binnen een maand.

Je rechten

Je kunt ons vragen om inzage in je gegevens, om ze te corrigeren, te verwijderen, het gebruik ervan te beperken, of ze in een gangbaar bestandsformaat te krijgen, en je kunt bezwaar maken tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang. Mail naar info@debruinesolutions.com. We antwoorden binnen een maand; is een verzoek ingewikkeld, dan kunnen we dat met twee maanden verlengen, en dat laten we je binnen de eerste maand weten. Mogelijk vragen we je te bevestigen dat de gegevens van jou zijn.

Organisatoren kunnen hun eigen evenementen, gasten en gastenboek in de app bekijken, wijzigen en verwijderen. Gasten kunnen het ook vragen aan de organisator die hen uitnodigde, omdat die hun gegevens direct kan wijzigen of verwijderen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.

Kinderen

Je moet 16 jaar of ouder zijn om een organisatorsaccount aan te maken. Invite In vraagt gasten niet naar hun leeftijd. Een organisator die kinderen uitnodigt, is ervoor verantwoordelijk dat die hun gegevens mag toevoegen, bijvoorbeeld als hun ouder of met toestemming van hun ouder.

Beveiliging

Al het verkeer naar invitein.app is versleuteld met HTTPS.
Elke uitnodigingslink bevat een willekeurige code van 24 tekens.
Inloglinks werken één keer, verlopen na 15 minuten en worden alleen als hash opgeslagen.
Uitloggen in de app beëindigt de sessie op die telefoon.
Alleen accounts die wij als beheerder aanmerken kunnen het moderatiescherm openen.

Wijzigingen in dit beleid

Als we dit beleid wijzigen, passen we de datum bovenaan deze pagina aan. Voordat een belangrijke wijziging ingaat, zoals een nieuw doel, een nieuw soort ontvanger of een nieuwe doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, mailen we organisatoren minstens 30 dagen van tevoren.

Contact

De Bruine Solutions
Hoptille 301
1102 PE Amsterdam
+31 6 2480 0527
info@debruinesolutions.com